Webbasierter Katalog macht neue Services möglich

Digital in NRW und Dieckers GmbH & Co. KG aus Willich entwickeln Matching-List

Die digitale Transformation ist für Unternehmen ein entscheidender Wettbewerbsfaktor - nach dieser Erkenntnis agiert die Dieckers GmbH & Co. KG. Der Willicher Spezialist für Hochdrucktechnik und Prüftechnik hat wichtige Weichen in Richtung Digitalisierung gestellt: Mit Unterstützung von Digital in NRW entwickelte der Mittelständler eine Matching-List, die den bisherigen Produktkatalog digitalisiert und den Bestellservice für Kunden neu aufstellt.

@ Dieckers GmbH & Co. KG

Rund 10.000 Artikel, vier Produktkategorien, 4 Anwendungsbereiche: Die Produktvielfalt und das Leistungsspektrum der Dieckers GmbH ist groß. Ähnlich umfang- und variantenreich war bisher auch der Katalog des Unternehmens. Mit jeder Produkterweiterung gab es eine neue Produktübersicht – für jede Branche eine andere, teils digital, teils papierbasiert. „Diese Produktübersichten variierten bezüglich der aufgeführten Merkmale, der Ausprägungen und der Vollständigkeit. Zudem waren sie weder für Bestands- noch für Neukunden zugänglich“, erläutert Tobias Kaufmann, wissenschaftlicher Mitarbeiter am Werkzeugmaschinenlabor WZL der RWTH Aachen und Projektleiter für Digital in NRW, die Ausgangssituation zum Projektstart im Juli 2020. „Gleichzeitig war die Geschäftsführung sehr motiviert. Sie wollte einen digitalen Veränderungsprozess anstoßen, der die Basis für schlanke Arbeitsabläufe und eine höhere Effizienz legt. Das langfristige Ziel war, alle Assets an einem Ort zugänglich zu machen.“

Digitalisierungspotenziale aufgedeckt

@ Digital in NRW

Zuvor hatten die Experten des Kompetenzzentrums mit Hilfe von Unternehmens­sprechstunde, Workshop und Potenzialanalyse den sogenannten digitalen Reifegrad der Dieckers GmbH ermittelt. Sie haben die Unternehmensprozesse kennengelernt, mögliche Digitalisierungspotenziale aufgedeckt, Herausforderungen erkannt und Ziele geschärft. Eines der Ziele: ein webbasierter Katalog, auf den Kunden zukünftig über die Internetseite des Unternehmens zugreifen und Bestellungen tätigen können. „Gleichzeitig müssen wir die Systemkompatibilität gewährleisten“, nennt Tobias Kaufmann eine zentrale Herausforderung des Projekts.

Mehr Transparenz, mehr Struktur, weniger Zeitaufwand

Ein Projekt, das den Warenstand intern verschlankt und strukturiert und nach außen für den direkten Kauf per Klick öffnet. „Wir haben den Katalog systematisch in ein modernes System überführt“, erklärt Tobias Kaufmann. Jeder Artikel wurde in einer Datenbank erfasst, neue Produkte können schnell ergänzt, mögliche Systemkombinationen einfach zusammengestellt und Angebote mit nur wenigen Klicks erstellt werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: mehr Transparenz, mehr Struktur, weniger Zeitaufwand und ein neuer Service für Kunden.

Doch welche Einheiten, welche Bezeichnungen oder Merkmale sollen für einzelne Bauteile in dem Katalog hinterlegt werden? Welche Beziehungen, Voraussetzungen und Abhängigkeiten herrschen zwischen einzelnen Hochdruckkomponenten? Nach welchen Kriterien muss der Filter arbeiten? Welche Warenkorb-Funktionalitäten sind notwendig? Wie soll der Kundendialog ablaufen? Am Anfang der Datenbank-Entwicklung standen viele Fragen. Antworten fanden die Experten von Digital in NRW in enger Absprache mit dem Unternehmen. „Wir haben das Schema diskutiert und definiert“, so Kaufmann. „Anschließend haben wir von Digital in NRW die Datenbank-Struktur entwickelt und die App programmiert.“

Mehrwert für Mitarbeitende und Kunden

@ Dieckers GmbH & Co. KG

Mittlerweile wurde die Datenbank mit allen relevanten Angaben wie Artikelnummern, Merkmalen, Systemvarianten und Preisen gefüllt und mit einer grafischen Nutzeroberfläche verbunden. Diese ist im Corporate Design der Dieckers GmbH gehalten und führt Mitarbeitende des Unternehmens intuitiv durch die unterschiedlichen Funktionen. Gleichzeitig erlaubt sie Neukunden, einzelne Komponenten und deren Kontext in einer dynamischen Explosionszeichnung kennenzulernen. Eine Art Hochdruck-Wiki aus dem Hause Dieckers. In Zukunft soll die Datenbank mit dem ERP-System verbunden und anschließend auch auf der Webseite für Angebotsanfragen von Kunden zugänglich sein. „Dann können sich Kunden über Artikel, Systeme und einzelne Komponenten informieren und direkt Angebote anfragen“, erläutert Tobias Kaufmann.

Interne Abläufe deutlich optimiert

@ Dieckers GmbH & Co. KG

Doch zuvor wird die neue App intern implementiert. Nach einer ersten Erprobungsphase folgt die Pilotierung, die im Sommer 2021 abgeschlossen sein soll. Erste Erfahrungswerte konnte das Unternehmen aber schon jetzt sammeln: „Das Feedback ist sehr positiv“, freut sich Lisa Restel, studentische Mitarbeiterin am Werkzeugmaschinenlabor WZL der RWTH Aachen und Teil des Projektteams. Die grafische Aufbereitung komme gut an, die Handhabung sei angenehm und die Funktionalität gegeben. „Die internen Abläufe konnten deutlich optimiert werden“, so Robert Malcus, Geschäftsführer der Dieckers GmbH. Ein Ergebnis, das die Dieckers GmbH motiviert, die Digitalisierung im Unternehmen weiter zu verfolgen. Tobias Kaufmann: „Die nächsten Schritte und Erweiterungen der Datenbank sind bereits geplant.“