HGH Vertriebs GmbH digitalisiert Vertriebs- und Bestellprozesse

Transferprojekt mit Digital in NRW entwickelt webbasierte Plattform

 

 

Einzelkunden, kleinere Handelsunternehmen und Großhändler: Die Vertriebsstruktur der HGH Vertriebs GmbH ist komplex. Der Großhändler und Hersteller von Ultraschallreinigungs-, Läpp- und Strahlanlagen hat seinen Hauptsitz in Lüdenscheid und Vertretungen in ganz Deutschland. Bisher konnten diese nicht auf kundenspezifische Daten und Preise zugreifen, sondern mussten eine gesonderte Anfrage stellen. Seit der Einführung der neuen Vertriebsplattform reichen wenige Klicks aus. Im Rahmen eines Transferprojekts mit Digital in NRW hat die HGH Vertriebs GmbH ihre Vertriebskanäle digitalisiert und eine Plattform für Bestellungen aufgebaut.

Lange Antwortzeiten und hoher Arbeitsaufwand

Zuvor wurden Kundendaten, Produkte und Preise im Unternehmen in Excel-Tabellen und im ERP-System geführt und organisiert. Eine Kombination mit einem entscheidenden Nachteil:

„Alle spezifischen Kunden- und Vertreterinformationen lagen zwar digital vor – aber nur am Hauptsitz“, erklärt Digital-in-NRW-Projektleiter Julian Hinxlage, wissenschaftlicher Mitarbeiter am Fraunhofer IML. „Die Vertretungen konnten nicht darauf zugreifen. Jede Anfrage wurde wie eine externe Anfrage behandelt.“ Ein Vorgehen, das für Mitarbeitende zusätzlichen Arbeitsaufwand bedeutete, für Kunden lange Antwortzeiten mit sich brachte und bereits vorhandene Daten nicht nutzbar machte.

Optimierter Vertriebs- und Bestellprozess

Nach einem Unternehmensbesuch, gemeinsamen Workshops, einer Analyse der IST-Situation und der Entwicklung einer „Vertreter-Journey-Map“ waren die Ziele des Transferprojekts klar: die Versorgung der Vertretungen mit Daten zu Preisen, Beständen und Verfügbarkeiten. Und eine Vertriebsplattform, die den Vertriebs- und Bestellprozess beschleunigt. „Um diese Ziele zu erreichen, haben wir im nächsten Schritt ein fachliches Konzept erstellt“, so der Projektleiter. In enger Abstimmung mit dem Unternehmen wurde ein detaillierter Soll-Zustand erarbeitet. Dieser hielt unter anderem Anforderungen an die Plattform, die erforderlichen Schnittstellen des ERP-Systems und mögliche Interaktionsmöglichkeiten verschiedenen Nutzergruppen fest. Ergänzt wurden die konzeptionellen Arbeiten durch eine klare Priorisierung der Vorgehensweise und praxisorientierte User Stories.

Programmierung einer Web-Applikation

Bei der anschließenden Programmierung der Web-Applikation standen die Experten von Digital in NRW dann vor verschiedenen Herausforderungen. „Die Datenlage im Unternehmen ist sehr komplex“ erklärt Patrik Elfert, wissenschaftlicher Mitarbeiter am Fraunhofer IML und beim Transferprojekt verantwortlich für die Software-Entwicklung. Es gebe individuelle Kundenverträge, Staffelpreise, die an ein gewisses Abrufkontingent gebunden sind oder Rabatte, die berücksichtigt werden müssen. All diese Faktoren wirken sich auf den Preis auf, der Vertrieblern und Kunden über die neue Software angezeigt wird. „Diese Komplexität muss auch die Plattform abbilden und berücksichtigen“, so Elfert. Zudem mussten alle Stammdaten in die Web-Applikation übertragen, verschiedene Nutzerrollen für Kunden, Mitarbeitende und Administratoren angelegt und eine Anbindung an das ERP-System des Unternehmens gewährleistet werden.

Erfolgreiche Systemimplementierung

Die Implementierung des . Den Mitarbeitenden wurden die Funktionen der Plattform in Videos vorgestellt und vermittelt. In einem nächsten Schritt sollen die ersten Kunden die Funktionen und Vorteile der neuen Web-Applikation und der damit verbundenen Bestellprozesse kennenlernen. Julian Hinxlage: „Damit sind die Weichen für die Etablierung der Plattform als neuer Vertriebskanal des Unternehmens gestellt.“