Automatisierte Anwesenheitserfassung und Evakuierungsmonitoring mit RFID-Tracking

Umsetzungsanalyse für die Caritas Betriebs- und Werkstätten GmbH

Mehr Transparenz durch eine systematische Datenerfassung und die Umsetzung eines anschaulichen Beispiels für die Anwendung von Trackingsystemen: Das waren die Ziele eines Transferprojekts von Digital in NRW und der Caritas Betriebs- und Werkstätten GmbH (CBW) mit Sitz in Eschweiler. Während der sechsmonatigen Laufzeit entwickelte das Kompetenzzentrum zusammen mit dem Unternehmen ein „Automatisiertes System zur Erfassung der Anwesenheit und der sicheren Evakuierung“.

@ Caritas Betriebs- und Werkstätten GmbH

Die CBW GmbH ist eine Werkstatt für Menschen mit geistigen, psychischen und körperlichen Behinderungen. Die Beschäftigten stellen sterile Medizinprodukte sowie hochwertige Druckerzeugnisse her, arbeiten im Garten- und Landschaftsbau, in der Wäscherei sowie der Industrieschreinerei. Als das Essensgeld für die 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr vom Landschaftsverband, sondern von den Sozialämtern ausgezahlt werden sollte, stellte das die Caritas Betriebs- und Werkstätten GmbH vor große Herausforderungen: Das Essen sollte zukünftig personengebunden abgerechnet werden. Dabei fehlte die Möglichkeit, schnell und unkompliziert zu erfassen, welche Beschäftigten vor Ort sind und am Mittagessen teilnehmen.

Mehr Transparenz – mehr Sicherheit

@ Caritas Betriebs- und Werkstätten GmbH

„Aktuell liegen keine Echtzeitinformationen darüber vor, wer sich im Werk befindet“, schildert Marco Schopen, wissenschaftlicher Mitarbeiter am Werkzeugmaschinenlabor der RWTH Aachen und Digital in NRW-Projektleiter, die Ausgangssituation. „Die Anwesenheitslisten werden manuell erstellt und im Betriebsbüro für die Abrechnung digitalisiert.“ Ein zeitaufwendiges Vorgehen, das durch eine automatisierte Erfassung der Anwesenheit von Beschäftigten optimiert werden könnte. Auch die Transparenz im Unternehmen könnte auf diese Weise verbessert werden: „Das Sicherheitsrisiko im Brandfall würde deutlich reduziert“, ist Marco Schopen sicher. „Es wäre immer klar, wie viele Menschen sich wo in der Werkstatt befinden und evakuiert werden müssten.“

Technische Lösung als Prototyp

@ Caritas Betriebs- und Werkstätten GmbH

Dieser Sicherheitsaspekt rückte auch in den Mittelpunkt des Transferprojekts, als die Auflagen für die personengebundene Abrechnung des Mittagessens geändert wurden. „Das Abrechnungsverfahren wurde vereinfacht“, erklärt Dirk Leifeld, Betriebsleiter des Eschweiler CBW-Werkes. „Also haben wir uns auf den Einsatz des Systems für die Anwesenheit und den Evakuierungsfall fokussiert: Sind alle heute Anwesenden aus dem Gebäude? Wer war auf dem Gelände? Wer ist im Hause? Wenn diese Fragen fundiert und in Echtzeit beantwortet werden könnten, wäre das ein großer Benefit.“ Grundlegendes Ziel des Projekts war eine Umsetzbarkeitsanalyse, die am Hauptsitz in Eschweiler durchgeführt wurde, und eine prototypische Lösung für alle Werke aufzeigen sollte.

Gemeinsame Konzeptentwicklung

@ Caritas Betriebs- und Werkstätten GmbH

Um dieses Ziel zu erreichen, untersuchten die Experten von Digital in NRW den Ist-Prozess zur Erfassung der Mitarbeiteranwesenheit und identifizierten in enger Zusammenarbeit mit der Beschäftigtenvertretung Verbesserungspotenziale. „Unter Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben wir einen Soll-Prozess entwickelt und ein gemeinsames Konzept erstellt“, so Marco Schopen. Es folgte die Zusammenfassung möglicher technischer Lösungen und eine Anbieter- sowie Kosten- und Nutzenanalyse. „Eine besondere Herausforderung war dabei, dass herkömmliche Systeme zur Anwesenheits- und Arbeitszeiterfassung wie Mitarbeiterausweise mit Funk für die Zielgruppe nicht oder nicht vollumfänglich einsetzbar waren“, sagt Marco Schopen.

Auto-ID-Technologien im Vergleich

@ Digital in NRW

Die Experten des Kompetenzzentrums stellten eine Übersicht möglicher Auto-ID-Technologien zusammen. Diese reichten von optischen Verfahren wie Gesichtsfelderkennung oder Augen-Iris-Identifizierung über Barcode- und Kartensystemen bis hin zu RFID-Verfahren. Jede einzelne Technologie wurde auf die Vor- und Nachteile hin untersucht. Die Entscheidung fiel letztendlich für den Einsatz von RFID: RFID-Chips sind schmutzresistent, funktionieren auch mit Distanz zum Lesegerät und können ebenso eine Pulkerfassung abbilden. „Hier stimmen die Voraussetzungen“, so Schopen. „Allerdings mussten wir einen Transfer leisten: von der eigentlichen Funktionalität zur Überwachung von Materialflüssen auf die datenschutzkonforme Registrierung von Mitarbeitern.“

Trägermedien testen

@ Caritas Betriebs- und Werkstätten GmbH

Die Auswahl geeigneter Trägermedien brachte weitere Besonderheiten mit sich: „Bei uns arbeiten Menschen mit unterschiedlichen Einschränkungen“, erklärt Dirk Leifeld. „Das mussten wir bei der Planung berücksichtigen. Ein Mensch mit geistiger Behinderung denkt zum Beispiel nicht täglich und zuverlässig daran, ein Armband zur Erfassung seiner Anwesenheit zu tragen.“ Also wurden in Absprache mit den Beschäftigten und dem Unternehmen mehrere Trägermedien ausgewählt und die mögliche Akzeptanz getestet: „Inhaltlich ist das Projekt nun abgeschlossen. Sollte die Lösung in die Praxis überführt werden, könnte neben einem Armband auch ein Schlüsselband oder Clip zum Angebot für die Beschäftigten gehören“, erzählt Marco Schopen.

Der Weg in die Praxis

@ Digital in NRW

Konkret ist die Überführung der Lösung in die Praxis bei CBW aktuell noch nicht: „Die Einführung ist mit weiteren Fragen – zum Beispiel datenschutzrechtlicher Art – und natürlich mit Kosten verbunden“, betont Dirk Leifeld. „Aktuell hat das Projekt daher nicht oberste Priorität. Aber wir haben im Rahmen des Projekts eine wichtige Basis gelegt und alle technischen Voraussetzungen geschaffen, um zukünftig von den Erkenntnissen profitieren zu können.“ Auch eine Weiterentwicklung der technischen Lösung für andere Caritas Werke schließt der Betriebsleiter nicht aus. Doch nicht nur CBW, auch andere kleine und mittlere Unternehmen könnten von den Projektergebnissen profitieren. Marco Schopen: „Wir haben in der Zusammenarbeit mit der CBW GmbH ein anschauliches Beispiel zur Anwendung von Trackingsystemen geschaffen, das sehr gut auf andere Problemstellungen in verschiedenen Unternehmen umgesetzt werden kann.“

@ Caritas Betriebs- und Werkstätten GmbH