Wie kann das Warenwirtschaftssystem für den Handel mit einfachen Maßnahmen digitalisiert werden?

Digitalisierung im Mittelstand wird von einer Mehrzahl der Unternehmen als Chance wahrgenommen und ist unverzichtbar, um auch zukünftig konkurrenzfähig zu bleiben. Doch oft ist es schwer ein ganzheitliches Digitalisierungskonzept für das jeweilige Unternehmen zu entwerfen und auch umzusetzen. Disruptive Veränderungen können auch zu Problemen führen und längst nicht jede Strategie lässt sich von einem auf das andere Unternehmen übertragen. Gerade der Einstieg in die Digitalisierung ist daher für viele Mittelständler eine große Hürde.

Fünf Tipps zur Digitalisierung für den Mittelstand

Doch wie kann die Digitalisierung auch im Mittelstand verwirklicht werden? Diese fünf Tipps können dabei helfen:

  • Der Wille zur Veränderung
    Auch wer aktuell noch erfolgreich ist, muss aus seiner Komfortzone ausbrechen. Wer auch zukünftig bestehen will, muss auf Innovationen setzen und sich stets selbst hinterfragen.
  • Partner suchen
    Digitalisierung ist vielfältig und oft sind die notwendigen Kompetenzen und Ressourcen im eigenen Unternehmen nicht vorhanden oder frei. Für Konzeption und Umsetzung kann es daher ratsam sein, auf entsprechende externe Partner zu setzen.
  • Das weitere Vorgehen in einer Roadmap planen
    Setzen Sie einzelne Meilensteine für strukturelle Veränderungen und realistische Ziele. Auch hier kann die Erfahrung externer Partner helfen den zeitlichen Aufwand für einzelne Optimierungsmaßnahmen besser einzuschätzen.
  • Das richtige Change Management
    Umfangreiche und tief greifende Veränderungen sollten nicht nur von der obersten Unternehmensebene ausgehen. Versuchen Sie alle Mitarbeiter mit ins Boot zu holen, frühzeitig zu informieren und die direkten Erkenntnisse aus der Praxis mit zu berücksichtigen. Oft haben einzelne Mitarbeiter wertvolle Tipps, die sonst nicht in die Planung mit einfließen.
  • Neue Prozesse auch umsetzen
    Digitalisierung kann in den verschiedensten Bereichen Kosten, Risiken oder Lagerbestände minimieren. Echtzeiterfassung von Daten der Produktion oder Lieferungen und zentrales Speichern aller Daten helfen an den verschiedensten Punkten im Unternehmen. Wenn die gesamte interne Organisationsstruktur mit einer zentralen IT-Lösung verknüpft wird, profitiert das ganze Unternehmen von neuen Prozessen.

Mut und Innovationswille

An erster Stelle steht jedoch der Innovationswille, der Mut zur Veränderung. Was heute noch funktioniert, kann schon morgen überholt sein oder durch einen Wettbewerber verdrängt. Durch die zunehmende Globalisierung, die Hand in Hand mit der Digitalisierung geht, kann auch ein deutscher Mittelständler schnell von der internationalen Konkurrenz abgehängt werden. Wer dem vorbeugen will, muss alte Gewohnheiten hinter sich lassen. Besonders der Satz „Das haben wir schon immer so gemacht.“ kann dabei im Weg stehen.

Um sich den Herausforderungen der Digitalisierung zu stellen und mit der globalen Konkurrenz Schritt zu halten, gilt es Abläufe und Prozesse im eigenen Unternehmen immer wieder zu hinterfragen. Schließlich ist die Digitalisierung mittlerweile in allen Schichten der Gesellschaft angekommen. Wer als mittelständisches Unternehmen bei diesen Entwicklungen nicht mitmacht, ist schnell aus dem Rennen.

Wo genau Veränderungen sinnvoll und notwendig sind, muss jedoch genau erkannt werden. Hier können oft externe Experten unterstützen, da diese nicht nur das nötige Wissen im Bereich Digitalisierung, sondern auch die nötige Distanz zum Unternehmen besitzen. Oft werden interne Abläufe als gegeben hingenommen und nach teilweise jahrzehntelanger Betriebszugehörigkeit viel zu wenig hinterfragt. Digital in NRW bietet für Interessierte zum Beispiel Lab-Touren an den drei Standorten an.

Das Beispiel Gebrüder Hilgenberg aus Essen: Tradition trifft auf Moderne

Bei einer solchen Führung am Standort Dortmund, gemeinsam mit dem Arbeitgeberverband Großhandel (AGAD), reifte auch bei den Verantwortlichen des Traditionsunternehmens Gebrüder Hilgenberg aus Essen die Erkenntnis, dass die Welt schon deutlich weiter sei, als das Unternehmen selbst. Im nächsten Schritt füllte die Unternehmensführung den Online-Fragebogen zum Selbstcheck aus und führten mit dem Expertenteam des Kompetenzzentrums Digital in NRW eine Potenzialanalyse durch, bei der die Digitalisierungs-Experten direkt vor Ort alle Gegebenheiten und Prozesse besichtigen konnten. Und das Ergebnis machte durchaus Mut, deckte aber auch Potenziale auf.

Prokurist Michael Dembski (links) und Florian Hausner, Sohn des geschäftsführenden Gesellschafters, im Lager des Traditionsunternehmens © ctc

Individuelle Digitalisierungskonzepte für jedes Unternehmen passgenau entwickelt

Die Besonderheit bei Gebrüder Hilgenberg: Viele Produkte werden ausnahmslos vom Essener Hersteller angeboten, da kundenspezifische Lieferwünsche für Sonderschrauben realisiert werden. Genauso individuell wie die Produkte, müssen daher auch die zugehörigen Prozesse sein. Aus diesem Grund darf auch nicht blind drauflos digitalisiert werden, sondern Optimierungen konzipiert werden, die gezielt auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens passen. Dies bezieht sich auch auf die finanzielle Realisierbarkeit der Maßnahmen. Wichtig war dem Unternehmen vor allem, dass die Experten ihnen kein Digitalisierungskonzept überstülpen wollten, sondern zusammen realistische Optimierungsvorschläge entwickelt wurden.

Digitale Warenwirtschaft und das digitale Lager

Bei Gebrüder Hilgenberg wurde beispielsweise ein Modul für die Warenwirtschaft-Software integriert, wodurch nun alle Mitarbeiter in allen Abteilungen auf alle Produktdaten zugreifen können. Die Digitalisierung aller eingehenden und ausgehenden Angebote, Aufträge und Lieferfreigaben erlaubt, dass alle Projekte für immer digitalisiert und damit archiviert werde können. Mittlerweile kann der Qualitätsmanager beispielsweise alle Produktinformationen einfach und schnell am PC abrufen, statt diese einzeln und papierbasiert in den einzelnen Abteilungen einzuholen.
Auch die vollständige Digitalisierung des Lagers ist geplant. Jedes Produkt soll künftig mit einem QR-Code identifizierbar sein, digital erfasst und somit zuverlässig nachverfolgt werden können. So werden Arbeitsabläufe im Lager optimiert und beschleunigt und Fehlerquellen verringert werden.

Im Digitalisierungs-FAQ werden weitere Fragen zur Implementierung von Digitalisierungsprojekten beantwortet.