Digi­ta­li­siert-vernetzte Kinder­wa­gen­pro­duk­tion

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Die Firma My Junior mit Sitz in Aachen ist Hersteller von Kinder­wagen und -zubehör. Im Zuge des Verkaufes passiert der Prozesse zur Auftrags­ab­wick­lung an vielen Stellen noch manuell. Daraus ergeben sich Schwie­rig­keiten zur kurz­fris­tigen und genauen Prognose von Liefer­zeiten. Eine Digi­ta­li­sie­rung des Auftrags­pro­zesses soll nun nicht nur die Poten­tiale einer effi­zi­en­teren Bear­bei­tung heben, sondern durch auto­ma­ti­sierte Status­mel­dungen an die Kunden auch deren Zufrie­den­heit erhöhen.

Das Unter­nehmen

My Junior ist zum Zeitpunkt der ersten Kontakt­auf­nahme mit „Digital in NRW“ bereits seit über zwei Jahren erfolg­rei­cher Hersteller von Kinder­wagen und Kinder­wa­gen­zu­behör. Bei den Produkten bleibt kein Eltern­wunsch offen – an jegliche Bedürf­nisse des Nach­wuchses wird gedacht. Durch Empathie und eigene Erfahrung kann das Unter­nehmen, welches aktuell 12 Mitar­beiter beschäf­tigt, seine Produkte mit vollster Zufrie­den­heit an seine Kunden auslie­fern.

Foto: My Junior GmbH

Die Ausgangs­si­tua­tion

Die Kunden bestellen die Kinder­wagen und das Zubehör im unter­neh­mens­ei­genen Online­shop.

Bis zum Zeitpunkt der Bestell-Auslie­fe­rung setzen die Mitar­bei­tern im Prozesses der Auftrags­ab­wick­lung viele Arbeits­schritte um, meist manuell. Bestel­lungen werden aufge­nommen und nach Zahlungs­ein­gang an ein externes Logis­tik­un­ter­nehmen weiter­ge­leitet. Dabei ergeben sich die zu produ­zie­renden Stück­mengen aus der Differenz von Lager­be­stand und Bestel­lung. Die nicht-digi­ta­li­sierten Auftrags­be­gleit­scheine dienen nur intern der Über­prü­fung, Visua­li­sie­rung und Erfassung des Auftrags­fort­schrittes. Der aktuelle Bestell­status bleibt für die Kunden undurch­sichtig.

Die manuellen Bear­bei­tungen von Aufträgen, Stor­nie­rungen und Retouren führt zu Zeit­ver­zö­ge­rungen, die sich final in langen Antwort­zeiten zum meist kunden­mo­ti­viert ange­fragten Bestell­status zeigen. Ein weiteres Problem bringen die zeit­in­ten­siven tele­fo­ni­schen Auskünfte an die Kunden mit sich.

Das Projekt

Aus dem Ziel, die Kunden­zu­frie­den­heit zu erhöhen resul­tieren die Themen, mit denen sich das Projekt ausein­an­der­setzen möchte: Die Mitar­beiter werden durch eine voll­ständig digi­ta­li­sierte Auftrags­ab­wick­lung und auto­ma­ti­sche Erfassung der Stor­nie­rungen und Retouren zeitlich entlastet. My Junior wird befähigt, eine genaue Prognose der Liefer­zeiten zu geben sowie Mittei­lungen über den Liefer­status an die Kunden auto­ma­tisch zu versenden. Auch folgt aus der voll­ständig digi­ta­li­sierten Auftrags­ab­wick­lung eine Mini­mie­rung des Papier­auf­wandes und der aktuelle Auftrags­status wird trans­pa­rent und rück­ver­folgbar. Außerdem sollen die am Ferti­gungs- und Versand­pro­zess betei­ligten Parteien die jewei­ligen Prozess­schritte aufwandsarm zentral melden können.

Foto: Digital in NRW

Gutes Voran­kommen schon beim ersten Arbeits­treffen

Das Projekt­team startete mit einem umfang­rei­chen ersten Arbeits­treffen. Als Grundlage für alle weiteren Projekt­schritte lag auf der Aufnahme des kompletten Produk­tions- und Logis­tik­pro­zesses dabei ein großes Augenmerk. Der gesamte Prozess der Auftrags­ab­wick­lung wurde mitsamt den aktuell einge­setzten Werk­zeugen zur Nach­ver­fol­gung detail­liert bespro­chen. Dabei zeigen sich bereits die „Schwach­stellen“ im Betriebs­pro­zess. Recht schnell konnte der Digi­ta­li­sie­rungs­be­darf durch eine nun trans­pa­rente Ist-Situation iden­ti­fi­ziert werden.

Damit die Fach­ex­perten von „Digital in NRW“ ein ersten Lösungs­kon­zept ausar­beiten konnten, wurden in diesem Zuge weitere Rahmen­be­din­gungen notiert. Wichtig dabei waren die vorhan­dene IT und tech­ni­sche Infra­struktur, das geplante Inves­ti­ti­ons­vo­lumen und die Anfor­de­rungen weiterer im Prozess betei­ligter Partner, worunter neben den Liefe­ranten und dem Logi­sit­kzen­trum auch die Kunden von My Junior gehören.

Zum Abschluss des Workshops wurden drüber hinaus auch noch die Kriterien disku­tiert, unter denen eine passende Soft­ware­lö­sung in einem der nächsten Projekt­schritt gewählt wird.

Projektsteckbrief

Titel: Digi­ta­li­siert-vernetze Kinder­wa­gen­pro­duk­tion

Projekt­partner: My Junior GmbH, Werk­zeug­ma­schi­nen­labor WZL der RWTH Aachen

Projekt­lauf­zeit: September 2017 – Januar 2018

Das Vorhaben in Stich­worten:

  1. Detaillierte Aufnahme des Auftragsabwicklungsprozesses
  2. Identifikation von Digitalisierungsbedarfen
  3. Aufnahme betrieblicher Rahmenbedingungen und Anforderungen
  4. Überführung in ein softwaregestütztes Lösungskonzept
  5. Identifikation und Bewertungen verfügbarer Softwarelösungen
  6. Implementierung der ausgewählten Lösungen und Integration in die betrieblichen Abläufe

 

Abschlussbericht: Aachener Start-Up My Junior arbeitet mit digi­ta­li­sierter Auftrags­ab­wick­lung

Von Stift und Papier zu Tablet und Software

„Wir als junges Unter­nehmen möchten uns lang­fristig am Markt posi­tio­nieren. Dafür ist die Zufrie­den­heit der Kunden enorm wichtig. Und neben der Produkt­qua­lität spielt da die Qualität von Service und Auftrags­ab­wick­lung eine große Rolle“, so Kamil Nokielski, Geschäfts­führer und Unter­neh­mens­gründer von My Junior. „Der Kunde möchte über seine Bestel­lung infor­miert sein und sich auf die Infor­ma­tionen verlassen können.“ Das junge Aachener Unter­nehmen hat mit dem Komp­tenz­zen­trum „Digital in NRW“ ein Projekt umgesetzt, bei dem es um die voll­stän­dige Digi­ta­li­sie­rung der Auftrags­ab­wick­lung ging: Liefer­zeit­punkte sollten prognos­ti­ziert und der Status der Bestel­lung auto­ma­tisch an die Kunden über­mit­telt werden.

Notwendig geworden war der Weg von Stift und Papier hin zu Tablet und Software durch das schnelle Wachstum des Start-ups und seines Kunden­kreises. Im Mai 2014 gegründet, stellt My Junior heute jährlich über 40.000 Kinder­wagen her und ist die am schnellsten wachsende Kinder­wa­gen­marke Deutsch­lands. Ein Erfolg, der sich auch in zahl­rei­chen neuen Aufträgen sowie Kunden- und Liefer­an­fragen bemerkbar machte. „Irgend­wann war der Punkt erreicht, an dem eine Auftrags­ab­wick­lung und Produk­ti­ons­pla­nung nicht mehr ohne eine digitale Erfassung möglich war“, blickt Nokielski zurück. Insbe­son­dere, weil Kunden auch tele­fo­nisch nach dem Stand ihrer Bestel­lung und Liefer­zeiten fragten. „Zum Teil hatten wir 30 Nach­fragen pro Tag. Pro Auftrag war damit ein zeit­li­cher Aufwand von mindes­tens fünf Minuten verbunden, bei Aufträgen mit Unre­gel­mä­ßig­keiten waren es bis zu 45 Minuten“, so Nokielski.

Ein Vorgehen, dass zu viel Zeit kostete und die Mitar­beiter zudem immer aus dem jewei­ligen Alltags­ge­schäft heraus­riss. „Mit der digi­ta­li­siert-vernetzten Kinder­wa­gen­pro­duk­tion haben wir die Abläufe effi­zi­enter und gleich­zeitig kunden­freund­li­cher gestalten können“, erklärt Amelie Metz­ma­cher, wissen­schaft­liche Mitar­bei­terin am WZL und Projekt­lei­terin. Während der fünf­mo­na­tigen Laufzeit hat „Digital in NRW“ gemeinsam mit My Junior die Auftrags­ab­wick­lung digi­ta­li­siert und den Papier­auf­wand minimiert. „Alle Aufträge, Modelle und Liefer­zeiten sind jetzt zentral gespei­chert und jederzeit abrufbar, alle Rekla­ma­tionen, Retouren und Stor­nie­rungen werden sofort erfasst“, so Metz­ma­cher. Und die Kunden können über einen LogIn-Bereich auf der Webseite den aktuellen Fort­schritt in der Produk­tion sowie den Liefer­termin ihres Kinder­wa­gens abrufen.

Erfolg­rei­cher Digi­ta­li­sie­rungs­auf­takt

Möglich macht das ein indi­vi­duell konzi­piertes und für die Produk­tions- und Logis­tik­pro­zesse von My Junior program­miertes Software-Tool. Die webba­sierte Lösung wurde in Verbin­dung mit dem bishe­rigen Pres­ta­Shop-Konzept umgesetzt und ermög­licht einen Zugriff durch mehrere Benutzer gleich­zeitig. Außerdem ist sie hard­ware­un­ab­hängig ist und kann einfach aktua­li­siert und gesichert werden.

Mitte Februar wurde die Lösung imple­men­tiert und in die betrieb­li­chen Abläufe inte­griert. „Der gesamte Bestell­pro­zess ist jetzt trans­pa­rent gestaltet und wirkt Kunden­an­fragen oder auch -beschwerden grund­sätz­lich erst einmal entgegen“, so Metz­ma­cher.

Und das Projekt erzeugt nach seiner Umsetzung für das Unter­nehmen noch deutlich mehr Nutzen. Die am Ferti­gungs- und Versand­pro­zess betei­ligten Parteien melden jetzt die jewei­ligen Prozess­schritte aufwandsarm zentral. Der aktuelle Auftrags­fort­schritt ist rück­ver­folgbar und trans­pa­rent. Und auch die Planung der Kunden wird verein­facht. „Gerade bei Kinder­wagen ist ein verläss­li­ches Liefer­datum Grund­vor­aus­set­zung für die Kunden­zu­frie­den­heit und natürlich ein wichtiges Ziel“, so Kamil Nokielski. Schließ­lich hat eine im Projekt­ver­lauf geführte Umfrage zum Kinder­wa­gen­kauf ergeben, dass 90 Prozent der Befragten Infor­ma­tionen über den Bestell­fort­schritt wünschen – per E-Mail oder über das Kunden­konto im Online­shop. „Mit der Umsetzung des Projekts können wir das gewähr­leisten und haben zudem einen großen Schritt Richtung Digi­ta­li­sie­rung unter­nommen.“

Über das Ziel hinaus

Das Projekt lief – so Nokielski – „traumhaft“ und noch innerhalb der kalku­lierten Laufzeit waren zum Projekt­ab­schluss nicht nur alle Ziele aus dem Anfor­de­rungs­ka­talog erreicht. Darüber hinaus haben die Experten vom Kompe­tenz­zen­trum sogar noch nach­träg­liche Wünsche von My Junior umgesetzt, so z. B., dass Bestel­lungen storniert, Versand­listen händisch bear­beitet oder das Ferti­gungs­auf­träge auch bei Bestel­lung auf Rechnung ausge­löste werden können. Die abschlie­ßend bei MyJunior imple­men­tierte Lösung erfüllt also nicht nur das ursprüng­liche Anfor­de­rungs­kon­zept, sie reali­siert auch weiter­ge­hende Funk­tio­na­li­täten in den Auftrags­ab­wick­lungs­pro­zess des Unter­neh­mens. „Wir haben durch das gemein­same Projekt mit Digital in NRW viel gelernt und viel erreicht“, ist Kamil Nokielski überzeugt. „Und davon profi­tieren jetzt auch unsere Kunden.“