Mit einer IT-Unterstützung im Serviceprozess zu mehr Transparenz

Digital in NRW unterstützt Betrieb mit Potenzialanalyse bei der Integration des Softwaretools.

Die Bosmann Elektrotechnik GmbH & Co. KG stellt die Weichen Richtung Zukunft: Der Mittelständler aus Werther plant die Einführung einer IT-Unterstützung für den Serviceprozess. Doch mit der Einführung des Softwaretools sind viele Fragen verbunden. Antworten darauf fand der Betrieb gemeinsam mit Digital in NRW. Das Kompetenzzentrum führte eine Potenzialanalyse durch und soll den Betrieb auch bei der Einführung der neuen Technologie in den Unternehmensalltag begleiten.

Weniger Zeitaufwand, mehr Transparenz

 

Materiallisten, Rechnungen, Arbeitsstunden: Noch erfolgt die Dokumentation der Arbeitsleistung und des Materialverbrauchs bei Bosmann manuell. Stückzahlen, Arbeitszeiten und beispielsweise gefahrene Kilometer werden von Hand eingetragen und an die Buchhaltung weitergegeben. Ein hoher Zeitaufwand. Insbesondere dann, wenn die handschriftlichen Angaben auf den Zetteln nur schwer oder gar nicht zu entziffern sind. „Eine Digitalisierung der Datenaufnahme und -verarbeitung würde für eine enorme Zeitersparnis auf allen Seiten sorgen und gleichzeitig mehr Transparenz bieten“, erklärt Magdalena Förster. Die Wissenschaftliche Mitarbeiterin am Fraunhofer IEM hat den mittelständischen Betrieb gemeinsam mit ihrem Kollegen Arthur Wegel als Digital-in-NRW-Expertin bei der Potenzialanalyse unterstützt.

Stichwort: Prozessanalyse

 

Den Anfang der Zusammenarbeit machte ein Unternehmensbesuch mit anschließendem Workshop: „Wir haben uns die Abläufe und Prozesse im Betrieb genau angesehen“, beschreibt Magdalena Förster das gemeinsame Vorgehen. „Dann haben wir bewertet, an welchen Stellen die digitale Lösung die analogen Schritte ablösen sollte.“   Prozessanalyse lautete das Stichwort. Eine wichtige Voraussetzung, damit das Potenzial der IT-Unterstützung auch zielführend genutzt werden kann. Die einzelnen Schritte des Serviceprozesses vom Auftrag bis zur Rechnungsstellung wurden daher genau analysiert. Schließlich soll das neue Softwaretool die Abläufe an den Baustellen sowie die Datenübermittlung und -verarbeitung vereinfachen. Ziel ist es, alle Angaben – von den eingesetzten Werkzeugen bis hin zur Kundenunterschrift – zukünftig digital zu erfassen.

Von der Analyse zur Umsetzung

 

„Mit der Prozessanalyse haben wir eine wichtige Basis für die Definition der Anforderungen an die Software erarbeitet“, so Magdalena Förster. Denn nur, wenn das Unternehmen und der Softwarehersteller die individuellen Anforderungen kennen, kann die Arbeit mit der neuen Software auch Mehrwerte schaffen. Die Einführung des Tools verfolgt Bosmann konsequent weiter. Bereits im ersten Quartal dieses Jahrs soll das nächste Projekt zur Umsetzung starten: Dann möchte das Elektrotechnik-Unternehmen das Integrationskonzept für die Einführung einer IT-Unterstützung erarbeiten.