Digitale Schnittstelle für die Auftragsabwicklung

Quadratisch, praktisch, gut? Schön, wenn es so einfach wäre. Das Unternehmen Josef Schulte stellt Verpackungen in verschiedensten Größen, Formen und Dichten her. Etwa 3.000 verschiedene Boxen, Schachteln und Pakete hat der Delbrücker Mittelständler aktuell im Angebot. Meist sind dies kundenindividuelle Kartons, die bei Schulte nicht nur produziert, sondern auch entworfen werden. „Vom Inhalt hängt ab, wie die Verpackung drum herum aussehen soll“, erläutert Pascal Pöhler, Assistent der Geschäftsführung. „Deshalb begleiten wir unsere Kunden bereits in ihrer Produktentwicklung und können auf Änderungen im Produkt schnell mit dem passenden Verpackungskonzept reagieren.“

Die Vision: Schulte konzipiert eine App für die Digitalisierung seiner Auftragsabwicklung.

Kommunikation vereinfachen

 

Den Kunden begleiten - das bedeutet für die Vertriebs-Mitarbeiter vor allem intensive Gespräche, um Anforderungen aufzunehmen. Es bedeutet auch viel Abstimmung zwischen Vertrieb und Entwicklungsabteilung, um dem Kunden das passende Angebot machen zu können. Und nicht zuletzt bedeutet es auch ein stetes Weiterleiten aller Informationen an die Kollegen in der Fabrik, die ihre Produktion auf den individuellen Karton einstellen müssen. „Am Ende geht es um Kommunikation. Um Informationen aus verschiedenen Bereichen, die nur sinnvoll verknüpft die ideale Verpackung ergeben“, sagt Pascal Pöhler. Aktuell dokumentieren Vertrieb, Entwicklung und Produktion die Informationen mit verschiedensten Werkzeugen: Vom Notizblock über die Excel-Tabelle hin zum CAD-Modell ist alles dabei. Nur verständlich, wenn Notizen mal verloren gehen oder nicht alle Informationen beim Kundengespräch verfügbar sind.

Zusammen mit dem Fraunhofer-Institut für Entwurfstechnik Mechatronik IEM erarbeitet Schulte nun das Konzept für eine digitale Schnittstelle, an der alle Informationen zusammenlaufen sollen. Jeder Mitarbeiter soll künftig jederzeit auf Wissen zum Auftrag zugreifen und dieses in Echtzeit aktualisieren können. Die Idee: Pflegt der Vertriebs-Mitarbeiter künftig eine Anforderung des Kunden in die App, so wird diese Information automatisch an die Kollegen in der Entwicklung weitergeleitet. Informationen zur Maschinenauslastung können bereits im Kundengespräch in die Terminfindung einfließen. Der gesamte Prozess der Auftragsabwicklung wird dadurch schneller und verlässlicher. Zusätzlich zum optimierten Informationsfluss bietet die App Potenziale für ganz neue Services und Kundenerlebnisse. Mit Einbindung neuer Technologien könnte die App künftig das Produkt beim Kunden vermessen und noch vor Ort ein passgenaues digitales Karton-Modell inklusive Kostenkalkulation vorschlagen, das Basis für weitere Gespräche ist.

Vom Kundenkontakt zum fertigen Produkt: Das Projektteam diskutiert die Auftragsabwicklung.

Zusammenarbeit mit Digital in NRW bringt frischen Wind ins Unternehmen

Entstanden ist die Idee der App für die Auftragsabwicklung in mehreren Unternehmensgesprächen zwischen Schulte und dem Fraunhofer IEM. Der mittelständische Betrieb mit etwa 100 Mitarbeitern hat keine eigene Forschungsabteilung. „Die Chancen einer Kooperation mit der Wissenschaft, wie sie Digital in NRW mit seinen Transferprojekten bietet, liegen auf der Hand. Die Fraunhofer-Forscher bringen neue Ideen und einen neutralen Blick auf für uns altbekannte Prozesse“, so Pascal Pöhler.

Prozesse sind das richtige Stichwort, denn das Projektteam startet mit einer Besprechung und Analyse des Ist-Zustandes. Welche Abläufe gibt es im Unternehmen vom Erstkontakt zum Kunden bis zur Auslieferung der fertigen Kartons? Wie können diese optimiert werden? Erst wenn hier klare Strukturen erarbeitet sind, wird das Konzept für eine App entwickelt. So geht der Kartonage-Spezialist aus Ostwestfalen-Lippe zielgerichtete Schritte in Richtung Industrie 4.0.

Das Projektteam: Helmut Heithecker (Josef Schulte GmbH), Melina Massmann (Fraunhofer IEM), Pascal Pöhler (Schulte), Sebastian von Enzberg (Fraunhofer IEM), Tobias Krauß (Schulte)
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