Mehr Transparenz und
Effizienz für etablierte Prozesse

Gebrüder Hilgenberg stellt mit Digital in NRW die Weichen für die Digitalisierung

Gebrüder Hilgenberg in Essen ist ein Unternehmen mit Tradition. Gegründet im Jahr 1885, hat sich die ehemalige Eisenwarenhandlung heute als international tätiger Anbieter für Wälzlager und  individuelle Schrauben, Dreh- Fräs- und Sonderteile am Markt etabliert. „In all diesen Jahren haben sich natürlich auch gewisse Prozessabläufe manifestiert“, weiß Michael Dembski, Prokurist bei Hilgenberg. Die hat das Familienunternehmen jetzt konsequent hinterfragt - und gemeinsam mit Digital in NRW die Weichen für die Digitalisierung gestellt.

Prokurist Michael Dembski (links) und Florian Hausner, Sohn des geschäftsführenden Gesellschafters, im Lager des Traditionsunternehmens

Im Rennen bleiben

„Das wurde doch immer so gemacht.“ Den Satz haben auch Geschäftsführer Dr. Andreas Hausner und Michael Dembski manches Mal gehört, seitdem sie entschieden haben, Abläufe und Prozesse im Unternehmen kontinuierlich zu hinterfragen. „Ich mag den Satz nicht“, betont Dembski. Mit der Zeit zu gehen, sich auf neue Entwicklungen einlassen, ist für ihn selbstverständlich – und gerade in der heutigen Zeit notwendig. „Die Digitalisierung durchdringt die gesamte Gesellschaft“, so der Prokurist. „Und wenn ich mich als Mittelständler nicht in bestimmte Prozesse einklinke, bin ich aus dem Rennen.“

Um weiterhin im Rennen zu bleiben, hat das Unternehmen gerade in den letzten Monaten viel investiert, verändert und optimiert. „Den Ausschlag dazu gab eine gemeinsame Lab-Tour von Digital in NRW und dem Arbeitgeberverband Großhandel (AGAD) beim Fraunhofer IML“, blickt Michael Dembski zurück. „Da haben wir das Gefühl bekommen: Die Welt ist schon viel weiter als wir.“ Über das Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML in Dortmund knüpfte Hilgenberg erste Kontakte zu Digital in NRW – Das Kompetenzzentrum für den Mittelstand, füllte den Online-Fragebogen zum „Selbstcheck“ aus und führte mit dem Expertenteam des Kompetenzzentrums eine „Potenzialanalyse“ vor Ort am Firmensitz in der Essener Adlerstraße durch.

Digitalisierung nach Maß

Das Ergebnis: „In einigen Bereichen sahen und sehen wir sehr gut aus, in anderen wichen wir deutlich von der Norm ab“, fasst es der Prokurist zusammen. Dennoch wurde nicht einfach „blind“ drauflos digitalisiert. „Es ist immer unser Ziel, Optimierungen vorzuschlagen, die individuell auf das Unternehmen, seine Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten und gleichzeitig finanziell zu stemmen sind“, erklärt Phil Hermanski, wissenschaftlicher Mitarbeiter am Fraunhofer IML, der die Potenzialanalyse gemeinsam mit IML-Kollegin Nazanin Budeusleitete.

Ein Vorgehen, das auch vom Unternehmen sehr positiv bewertet wird. „Den Handel, den wir betreiben, gibt es so kein zweites Mal“, erklärt Florian Hausner, Sohn des geschäftsführenden Gesellschafters. „Entsprechend individuell müssen auch die Prozesse konzipiert sein.“ Schließlich vertreibt Hilgenberg Produkte, die alle passgenau entwickelt und gefertigt werden. „Die Teile, von denen wir gestern lebten, machen wir heute kaum mehr. Die Teile die wir heute handeln, kannten wir gestern noch nicht. Die Teile die morgen die Stütze des Unternehmens sein werden, kennen wir heute noch nicht“, betont Geschäftsführer Dr. Andreas Hausner und gibt einen kurzen Einblick in das breite Produkt- und Leistungsportfolio des Unternehmens: „Mal liefern wir spezielle Rippenrohre nach Trinidad Tobago, mal sind es filigrane Schrauben in Millionenstückzahl innerhalb von Deutschland, mal übergroße Verbindungselemente für Windräder.“ Ähnlich flexibel sollten auch die Verbesserungen zugeschnitten und umgesetzt werden. Und das scheint gelungen: „Uns wurde kein Digitalisierungskorsett übergestülpt“, bringt es Michael Dembski auf den Punkt. Stattdessen entwickelte Digital in NRW alle Optimierungsvorschläge gemeinsam mit dem Unternehmen in einem Gestaltungsworkshop, der auf den Ergebnissen der Potenzialanalyse aufbaute. „Die Maßnahmen wurden passgenau auf Hilgenberg abgestimmt – und werden von uns jetzt auch schrittweise umgesetzt.“

Mehr Transparenz, mehr Effizienz

Insbesondere in eine neue Software und Telefonanlage hat Hilgenberg investiert: Rund 20.000 Euro nahm das Unternehmen in die Hand, um den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Haus weiter voranzutreiben. „Mit einem Modul, das wir in unsere Software integrieren konnten, haben wir das Warenwirtschaftssystem auf ein neues Level gebracht“, so Florian Hausner. Alle Produktdaten können nun von allen Mitarbeitern und allen Abteilungen abgerufen werden. Eine neue Fax-Software ermöglicht zudem die durchgängig digitale Bearbeitung und Ablage von ein- und ausgehenden Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Lieferfreigaben. „So werden die Projekte für alle Zeit digitalisiert und archiviert“, erklärt Michael Dembski, dessen Fazit zu den Neuerungen sehr positiv ausfällt: „Wir haben mehr Transparenz in die Abläufe gebracht und die Effizienz deutlich gesteigert.“ Musste zum Beispiel Qualitätsmanager Axel Werner aufgrund der papierbasierten Auftragsabwicklung früher zehn bis zwanzig Mal durch die Abteilungen gehen, um Informationen zu Produkten erhalten, sind diese jetzt bequem, schnell und jederzeit vom PC abrufbar.

"Die Digitalisierung durchdringt die gesamte Gesellschaft und wenn ich mich als Mittelständler nicht in bestimmte Prozesse einklinke, bin ich aus dem Rennen.“
Michael Dembski, Prokurist Gebrüder Hilgenberg

Digitales Lager geplant

Auch in Zukunft möchte Hilgenberg den eingeschlagenen Weg weiterverfolgen. In einem nächsten Schritt steht die Digitalisierung des Lagers an, in dem kontinuierlich rund 12.000 bis 15.0000 Produkte umgeschlagen werden. Diese sollen möglichst bis Ende des Jahres alle mit einem QR-Code ausgestattet, digital erfasst und nachverfolgt werden können. „Auf diese Weise möchten wir auch die Arbeitsabläufe im Lager optimieren und Fehlerquellen minimieren“, erklärt Michael Dembski, für den eines klar ist: „Auch hier arbeiten wir gerne wieder mit Digital in NRW zusammen.“

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