Transferprojekt von Digital in NRW und Ph-MECHANIK schafft mehr Transparenz

Digitalisiertes Dokumentationstool optimiert die Auftragsverfolgung

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Wenn es um die Digitalisierung von Unternehmensprozessen geht, muss Oliver Schürings, Unternehmensleitung der Ph-MECHANIK GmbH & Co. KG, nicht überzeugt werden. Das Aachener Maschinenbau-Unternehmen setzt zunehmend auf die Digitalisierung von Abläufen. „Wichtig ist uns allerdings genau zu prüfen, an welcher Stelle diese Maßnahmen auch sinnvoll sind“, betont Schürings. Unterstützung bekommt das Unternehmen dabei von Digital in NRW. Nach Unternehmensbesuch und Gestaltungsworkshop arbeitet das Kompetenzzentrum gemeinsam mit Ph-MECHANIK an einem Transferprojekt zur Digitalisierung der Auftragsdokumentation.

Potenziale prüfen, Prioritäten setzen

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Anfang des Jahres informierten sich die Experten von Digital in NRW vor Ort über die Ausgangssituation im Unternehmen und über mögliche Digitalisierungspotenziale. Nach einem Gang durch Fertigung, Montage und Lager sowie einem Einblick in die IT-Systeme sammelten Unternehmensvertreter und die Kompetenzzentrumsmitarbeiter im Gestaltungsworkshop erste Ideen: Wo liegen die Probleme? Wo die Prioritäten? Wo gibt es Potenziale? Die Antworten und möglichen Projekte wurden in einer Digitalisierungsroadmap festgehalten. Dass etwas getan werden sollte, war klar. Was getan werden musste, wurde gemeinsam festgelegt: Die Digitalisierung der Verwaltung und der Produktionsplanung von Kundenaufträgen.

Transparente und flexible Auftragsdokumentation

„Bisher läuft ein Teil der Auftragserfassung und -dokumentation noch papierbasiert“, weiß Yuan Liu, wissenschaftlicher Mitarbeiter am Werkzeugmaschinenlabor (WZL) der RWTH Aachen und Projektleiter. Das soll sich in Zukunft ändern: Ziel ist es, ein System aufzusetzen, das Aufträge automatisch verwaltet, dokumentiert und verfolgt. Dabei sollen die Mitarbeiter in der Verwaltung ebenso Zugriff auf die Daten haben, wie die Mitarbeiter in Produktion und Logistik. „Auf diese Weise schaffen wir mehr Transparenz und optimieren den Informationsaustausch“, ergänzt WZL-Projektmitarbeiter Christopher Müller. Die Zuordnung von Material und Auftrag wird verbessert, die Planung von Verfügbarkeiten optimiert, eine echtzeitfähige Rückmeldung des jeweiligen Auftragsfortschritts ermöglicht. „Das wiederum schafft neue Möglichkeiten in der Ressourcen- und Auftragsplanung“, so Müller. Kundenanfragen sollen zukünftig schnell und zuverlässig beantwortet werden können, die Bearbeitungsdauer von Aufträgen genauer erfasst und die Auftragsplanung flexibel und transparent gehandhabt werden.

Digitalisierungsmaßnahmen definieren

Der Weg dorthin ist in vier Projektphasen unterteilt. „In einem ersten Schritt haben wir die aktuelle Abwicklung anhand eines exemplarischen Auftrags erfasst“, sagt Christopher Müller. Wie verläuft der Informationsfluss? Welche Datenbedarfe gibt es? Wo liegen Fehlerpotenziale und Ineffizienzen verschiedener Prozesse? In enger Zusammenarbeit mit Ph-MECHANIK wurde diese IST-Analyse notwendigen und gewünschten SOLL-Prozessen gegenübergestellt, um die Anforderungen an das zukünftige Digitalisierungsvorhaben genau definieren zu können.

Mitarbeiter miteinbeziehen

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Ein Projektschritt, bei dem Oliver Schürings eines besonders wichtig war: „Wir haben Verantwortungsträger und Mitarbeiter in unserem Unternehmen von Anfang an miteinbezogen.“ Aktuelle Herausforderungen im Prozess konnten thematisiert und Prioritäten für die neuen Prozessabläufe gesetzt werden. „Wenn die Mitarbeiter ihre Erfahrungen einbringen und die Sinnhaftigkeit der Maßnahmen deutlich wird, kann ein solches Projekt schnell und motiviert umgesetzt werden“, ist der Unternehmensleiter überzeugt.

Lastenheft fasst Anforderungen zusammen

Welchen Anforderungen das zentrale Tool der Auftragsdokumentation zukünftig entsprechen soll, fasst ein von Digital in NRW und Ph-MECHANIK gemeinsam erstelltes Lastenheft zusammen: Die Maschinen- und Materialverfügbarkeit soll ebenso transparent dargestellt und von allen Nutzern eingesehen werden können wie der aktuelle Lagerbestand, die Liefertermine und Auftragshistorie. Auch muss das neue Tool die in Zukunft an Auftragsscheinen und Materialbehältern angebrachten Barcodes scannen und unmittelbar in das ERP-System einpflegen.

Bei der Umsetzung dieser Anforderungen setzt Ph-MECHANIK auf eine Erweiterung der aktuell genutzten Software: „Wir arbeiten bereits erfolgreich mit einem kompakten ERP-System und haben bewusst auf die Integration einer zweiten Software verzichtet“, so Schürings. Stattdessen wurde der Softwareentwickler Produ-X Communication, der an dem Update arbeitet und ein auf die Belange des Unternehmens ausgerichtetes Tool entwickelt, eng ins Projekt miteinbezogen.

Von der Validierung zur Umsetzung

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Die Validierung und Umsetzung des neuen Systems und der damit verbundenen Prozesse ist dann der nächste Schritt – und auch eine Herausforderung, ist Oliver Schürings sicher: „Mit der Etablierung einer solchen Maßnahme sind hohe Investitionen verbunden. Davon hängt natürlich auch die Umsetzungsgeschwindigkeit ab.“ Daran, dass das Projekt nach seinem Abschluss auch in den Unternehmensalltag überführt wird, zweifelt der Unternehmensleiter allerdings nicht. „Schließlich haben wir dann einen großen Schritt bei der sinnvollen Digitalisierung unserer Prozesse geschafft“, ist sich Schürings, der die Zusammenarbeit mit Digital in NRW als „sehr kompetent und professionell“ beschreibt, sicher. Und auch das Kompetenzzentrum selbst zieht ein positives erstes Fazit: „Ph-MECHANIK ist ein sehr lösungsorientierter, proaktiver Partner“, erklärt Yuan Liu. „Das sind beste Voraussetzungen, um solche Projekte auch in die Tat umzusetzen.“

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