Digitale Dialyse-Logistik sorgt für mehr Transparenz und weniger Administration

Transferprojekt von Digital in NRW setzt neue Standards im Gesundheitswesen

Digitalisierung spielt in der Gesundheitsbranche in erster Linie bei der Optimierung patientenspezifischer Informationssysteme eine Rolle. Logistische Prozesse werden hingegen seltener digitalisiert und vor allem in kleinen medizinischen Einrichtungen und Praxisbetrieben stiefmütterlich behandelt. Dabei schafft eine leistungsfähige, wirtschaftlich arbeitende Logistik im Gesundheitswesen wichtige Ressourcen und entlastet Mitarbeiter. Wie, das zeigt das erfolgreiche Transferprojekt von Digital in NRW mit der Abteilung Health Care Logistics des Fraunhofer IML und der Dialysegemeinschaft Dr. med. Korte und Kollegen.

Automatisierung erhöhen, Administration reduzieren

Die Entwicklung einer digitalisierten Dialyse-Logistik war das Ziel des im April 2018 gestarteten und Ende 2018 abgeschlossenen Projekts, das eine verbesserte Materiallagerverwaltung sowie die digitale Abwicklung des Bestellprozesses von der Erfassung des Materialverbrauchs bis hin zur auftragsbezogenen Kommissionierung beinhaltet. „Der Fokus lag darauf, den Automatisierungsgrad in der Materialversorgung zu erhöhen, damit sich die Beschäftigten weniger um administrative Aufgaben und primär um die Behandlung und Pflege der Patienten kümmern können“, erklärt Nazanin Budeus von Digital in NRW.

Hoher Zeitaufwand

Denn bisher waren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Dialysegemeinschaft auch mit der Bestellung und Kommissionierung der Materialien beschäftigt. Alle Bestellungen für den Hauptsitz und das Zentrallager in Emsdetten sowie die insgesamt neun Standorte im Münsterland finden per Fax oder E-Mail statt. Die Bestände werden manuell gezählt, die Materialverwaltung erfolgt papierbasiert. Eine EDV, die Lager und Standorte vernetz, gibt es nicht. „Das ist für die Mitarbeiter bisher mit einem hohen Zeitaufwand verbunden“, weiß auch Thomas Bredehorn aus der Abteilung Health Care Logistics. „Mit dem neuen Logistikkonzept können Pflegekräfte verstärkt von nicht-pflegerischen Tätigkeiten entbunden werden und schafft zudem mehr Transparenz – vom Materialverbrauch am Patienten bis hin zur Bestellung beim Lieferanten.“

Smarte Pflegewagen

In Zukunft soll ein digitalisiertes Materialwirtschaftssystem die Prozesse vereinfachen. Kommissionierte Waren können gescannt und somit direkt in das System eingepflegt werden. Auf diese Weise ist der jeweilige Lagerbestand immer aktuell und leicht abzulesen. Bestellungen sollen zudem vom tatsächlichen Verbrauch hergeleitet, eine standortübergreifende Verbrauchsstatistik geführt werden. Die Bestellprozesse werden durch die Weiterentwicklung von bisher analogen Pflegewagen verbessert: Der so genannte nursy wird zum smart nursy. Diese „smart nursys“ werden prototypisch mit Display und Barcode-Scanner ausgestattet: „Das ermöglicht die digitale Bestellung direkt im Pflegezimmer sowie eine immer aktuelle Verbrauchsdokumentation“, betont Nazanin Budeus.

Deutliche Entlastung der Pflegekräfte

Entwickelt wurde das Konzept zur digitalisierten Dialyse-Logistik in vier Arbeitsschritten: Die Experten von Digital in NRW analysierten in enger Zusammenarbeit mit der Dialysegemeinschaft Prozesse und Potenziale, zeigten Schwachstellen auf und formulierten Anforderungen an Hardware und Software. Auf dieser Basis wurden die smarten Pflegewagen und die Integration des Materialwirtschaft konzipiert, IT-Schnittstellen der unterschiedlichen Softwaresysteme festgelegt. Im nächsten Schritt kann das digitale Materialwirtschaftssystem im Zentrallager eingeführt werden. Dabei ist es der Dialysegemeinschaft wichtig, dass die Mitarbeiter die neuen Technologien und Prozesse akzeptieren, gerne und selbstverständlich mit diesen umgehen. Zudem sind durch die technische Unterstützung der Prozesse signifikante Vorteile zu erwarten. Eine erste Gegenüberstellung der IST- und SOLL-Prozesse hat eine Kostenreduktion von 40 Prozent ermittelt. „Es können Zeit und Kosten gespart werden“, betont Marcus Hintze aus der Abteilung Health Care Logistics. „Gleichzeitig werden die Pflegekräfte deutlich entlastet.“

In Zukunft soll nicht allein die Dialysegemeinschaft Dr. med Korte und Kollegen GbR von den Ergebnissen profitieren.  „Der Leitfaden des Projekts kann und soll auch als Vorlage für weitere Unternehmen genutzt werden“, betont Nazanin Budeus.Ihr Kollege Marcus Hintze ergänzt: „Da es zurzeit anscheinend kein entsprechendes Konzept dieser Art in Deutschland gibt, können wir neue Logistikstandards im Gesundheitswesen setzen.“