Digitalisiert-vernetzte
Kinderwagenproduktion

Projekt mit My Junior GmbH aus Aachen

Die Firma My Junior mit Sitz in Aachen ist Hersteller von Kinderwagen und -zubehör. Im Zuge des Verkaufes passiert der Prozesse zur Auftragsabwicklung an vielen Stellen noch manuell. Daraus ergeben sich Schwierigkeiten zur kurzfristigen und genauen Prognose von Lieferzeiten. Eine Digitalisierung des Auftragsprozesses soll nun nicht nur die Potentiale einer effizienteren Bearbeitung heben, sondern durch automatisierte Statusmeldungen an die Kunden auch deren Zufriedenheit erhöhen.

Das Unternehmen

My Junior ist zum Zeitpunkt der ersten Kontaktaufnahme mit "Digital in NRW" bereits seit über zwei Jahren erfolgreicher Hersteller von Kinderwagen und Kinderwagenzubehör. Bei den Produkten bleibt kein Elternwunsch offen - an jegliche Bedürfnisse des Nachwuchses wird gedacht. Durch Empathie und eigene Erfahrung kann das Unternehmen, welches aktuell 12 Mitarbeiter beschäftigt, seine Produkte mit vollster Zufriedenheit an seine Kunden ausliefern.

Die Ausgangssituation

Die Kunden bestellen die Kinderwagen und das Zubehör im unternehmenseigenen Onlineshop.
Bis zum Zeitpunkt der Bestell-Auslieferung setzen die Mitarbeitern im Prozesses der Auftragsabwicklung viele Arbeitsschritte um, meist manuell. Bestellungen werden aufgenommen und nach Zahlungseingang an ein externes Logistikunternehmen weitergeleitet. Dabei ergeben sich die zu produzierenden Stückmengen aus der Differenz von Lagerbestand und Bestellung. Die nicht-digitalisierten Auftragsbegleitscheine dienen nur intern der Überprüfung, Visualisierung und Erfassung des Auftragsfortschrittes. Der aktuelle Bestellstatus bleibt für die Kunden undurchsichtig.

Die manuellen Bearbeitungen von Aufträgen, Stornierungen und Retouren führt zu Zeitverzögerungen, die sich final in langen Antwortzeiten zum meist kundenmotiviert angefragten Bestellstatus zeigen. Ein weiteres Problem bringen die zeitintensiven telefonischen Auskünfte an die Kunden mit sich.

Das Projekt

Aus dem Ziel, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen resultieren die Themen, mit denen sich das Projekt auseinandersetzen möchte: Die Mitarbeiter werden durch eine vollständig digitalisierte Auftragsabwicklung und automatische Erfassung der Stornierungen und Retouren zeitlich entlastet. My Junior wird befähigt, eine genaue Prognose der Lieferzeiten zu geben sowie Mitteilungen über den Lieferstatus an die Kunden automatisch zu versenden. Auch folgt aus der vollständig digitalisierten Auftragsabwicklung eine Minimierung des Papieraufwandes und der aktuelle Auftragsstatus wird transparent und rückverfolgbar. Außerdem sollen die am Fertigungs- und Versandprozess beteiligten Parteien die jeweiligen Prozessschritte aufwandsarm zentral melden können.

Gutes Vorankommen schon beim ersten Arbeitstreffen

Das Projektteam startete mit einem umfangreichen ersten Arbeitstreffen. Als Grundlage für alle weiteren Projektschritte lag auf der Aufnahme des kompletten Produktions- und Logistikprozesses dabei ein großes Augenmerk. Der gesamte Prozess der Auftragsabwicklung wurde mitsamt den aktuell eingesetzten Werkzeugen zur Nachverfolgung detailliert besprochen. Dabei zeigen sich bereits die "Schwachstellen" im Betriebsprozess. Recht schnell konnte der Digitalisierungsbedarf durch eine nun transparente Ist-Situation identifiziert werden.

Damit die Fachexperten von "Digital in NRW" ein ersten Lösungskonzept ausarbeiten konnten, wurden in diesem Zuge weitere Rahmenbedingungen notiert. Wichtig dabei waren die vorhandene IT und technische Infrastruktur, das geplante Investitionsvolumen und die Anforderungen weiterer im Prozess beteiligter Partner, worunter neben den Lieferanten und dem Logisitkzentrum auch die Kunden von My Junior gehören.

Zum Abschluss des Workshops wurden drüber hinaus auch noch die Kriterien diskutiert, unter denen eine passende Softwarelösung in einem der nächsten Projektschritt gewählt wird.

Kaffee und Kuchen sind verdient: Ein ergebnissreicher Workshop bringt das Projekt sehr gut voran
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